ميثاق قواعد وأخلاقيات العمل

من أبرز صفات مقدّمي الخدمات مقدرتهم على إشعار الآخرين بمدى الاحترام والتقدير الذي يحظون به دائماً. وسواء كان هذا الآخر زميلاً في موقع العمل أو في مواقع أخرى، أو كان عميلاً قديماً أو عميلاً محتملاً، فإنه يجب أن يُعامَل بكل التقدير والاحترام. وعلينا أن نترك أفضل الانطباعات عند عملائنا وزملائنا دائماً وفي كل الأوقات. إن ولاء العميل وانتشار روح التعاون بيننا ينعكس على النتائج العامة للبنك، ويترك عندنا شعوراً بالسعادة والاعتزاز.

في كل تصرّفاتنا وتعاملنا يجب علينا الالتزام الكامل بالقوانين المرعية ولوائح وأنظمة البنك، والحرص الشديد على الامتثال لها وعدم خرقها. إن العمل التجاري تحكمه قواعد وقوانين وأعراف، وللمصارف الإسلامية قواعدها الشرعية المعروفة؛ وللتعامل مع بنك الشام وضعنا شروطاً وأنظمة وحدّدنا أصولاً تحمي البنك والعاملين به خشية الوقوع في الخطأ. إن الإغفال عن هذه القوانين والأصول أو الإهمال في تطبيقها قد يوقع البنك في مخالفة شرعية تسيء إلى سمعته، أو قد يجرّ البنك إلى خسائر مالية.

والإدارة والموظفون مسؤولون عن التبليغ عن أي أحداث أو ظروف قد يكون لها ملابسات قانونية أو شرعية، ويشمل ذلك التغييرات التي تطرأ على القوانين أو القواعد المحلية، أو الانحراف عن المتطلبات التعاقدية وما يشابهها من تغييرات في الأعراف والأوضاع القانونية. وندعوك للاستفسار من دائرة الشؤون القانونية أو من اللجنة الشرعية عند وجود أي مخالفة محتملة.

يجب على العاملين تقديم مصلحة البنك على مصالحهم الخاصة في النشاطات التي يقوم بها البنك، ولذلك يجب أن يتجنّب الموظف المواقف التي قد تشكّل تعارضاً مع أهداف البنك ومبادئه ومصالحه أو قد تعطي انطباعاً بذلك. وعلى الموظف الإعلان عن مصالحه الشخصية، وأن يعفي نفسه عن العمل متى وجد نفسه في موقف تتشابك فيه مصلحته ومصلحة البنك.

ومن الصعب عادةً تحديد كل حالات تعارض المصالح عند الانضمام للبنك، ولكن بإمكان العاملين إدراك هذا التعارض بعد معرفة كافة أنشطة وخدمات البنك وعلاقاته مع الغير خلال السنة الأولى من العمل. ويستطيع الموظف الحصول على التوجيه والإرشاد من الدائرة القانونية أو مسؤوله المباشر أو من دائرة الرقابة الشرعية إذا شكّ في أمر قد يتناقض مع عمله للبنك؛ فالكشف البسيط عن احتمال التعارض يحرّر الموظف من خطر فقدان الثقة التي أُوكلت له.

أمثلة على أشكال التعارض المحتملة:

• تملّك أسهم أو حصة مؤثّرة في أي مؤسسة تجارية للبنك صفقات تجارية معها (المنافسون، الموردون، العملاء).
• أن يقبل الموظف — بشكل مباشر أو غير مباشر — من أي بائع أو مورّد للخدمات أي رحلات ترفيهية أو مبالغ نقدية أو خدمات أو قروض (يُستثنى من ذلك الشركات أو المؤسسات المالية) أو خصومات (يُستثنى منها الخصومات المقدَّمة لموظفي البنك ككل) أو غيرها من المواد التي يرى البنك أنها من الممكن أن تشكّل رشوة للموظف أو لأي من أفراد عائلته المباشرين.
• قبول هدايا أو أي مواد أخرى يرى البنك أن فيها رشوة للموظف — أي مادة لا تُوزَّع بشكل عام كمادة ترويجية — من أي بائع أو مورّد.

وحالات يجب التبليغ عنها للبنك بالكامل:

• عمل الموظف كمدير أو مسؤول أو موظف في أي جهة مستقلة أو لدى أي مؤسسة أخرى لها علاقة عمل مع البنك أو تُعتبر منافساً له؛ كما يجب إبلاغ المدير عن أي منصب يشغله أحد أفراد الأسرة المباشرين قد يؤدّي إلى تعارض.
• التنافس مع البنك في شراء أو بيع أي نوع من المنتجات أو الممتلكات أو الخدمات، أو تحويل فرصة عمل لمصلحة الموظف الشخصية بدلاً من مصلحة البنك.
• استخدام ممتلكات البنك (رؤوس الأموال، المرافق، المعارف، الأشخاص) لتحقيق منفعة شخصية.
• الارتباط بأعمال خارج البنك قد تقلّل من حيادية الموظف أو تقديره للأمور، أو تتعارض مع قدرته على أداء عمله — ويتوجّب الحصول على موافقة خطية من المدير قبل القبول بالوظيفة الإضافية.

يُفترض بنا أن ندير حياتنا بشكل مشرّف للبنك، والأهم أن ندير أوضاعنا المالية بشكل جيد وأن نلتزم بتسديد التزاماتنا المالية. فإذا مررت بصعوبات مالية يجب الإعلان عنها فوراً لإدارة البنك، وأن تسعى لتصفيتها وتصحيحها بحيث لا تصل الأمور إلى اتخاذ إجراء أو إنذار قانوني بتحصيل راتبك من البنك. وفي حالة حصول دائنك على أمر قضائي بتحصيل مستحقاته لدى البنك، فإن البنك ملزم بإجراء الاستقطاعات اللازمة واتخاذ الخطوات الاحترازية المناسبة.

يتمتّع الكثير من موظفي البنك بهامش كبير من الثقة بفضل أعمالهم ومراكزهم، وبالتالي فهم على اطّلاع على اعتمادات البنك المالية، وبيانات رواتب الموظفين، وملفات شؤون الموظفين، وملفات العملاء، وإدارة الائتمان، وعقود المشتريات، والبيانات المحفوظة على الحواسيب، والبيانات المالية، والعديد من المعلومات الحساسة الأخرى التي تُعتبر سرّية بطبيعتها.

إن الدخول بغير تصريح للملفات الرسمية — سواء في خزائن أو مكاتب البنك أو في ملفات الحاسوب — أو نسخ أي منها، أو الخروج بالأقراص التي تحتوي بيانات ومعلومات البنك، يقع في خانة المخالفات الجسيمة التي تؤدّي للمساءلة القانونية. وإفشاء أي معلومات سرّية لغير المخوَّلين أو التلاعب بأي من ملفات أو ممتلكات البنك يُعتبر انتهاكاً للثقة التي أولاك إياها البنك، وقد يعرّضك للمساءلة وإجراءات تأديبية قد تصل إلى إنهاء خدمتك وعلاقتك مع البنك.

تحمي الشريعة والقانون حقوق الملكية وحقوق الطبع. وحين يشتري البنك أو يستأجر أنظمة آلية أو برامج وتطبيقات لتسهيل عملياته، فإنه يوقّع على اتفاقيات تحمي تلك الحقوق، ويكون مسؤولاً ومحاسَباً إذا أخلّ بها. وغالباً ما لا تسمح هذه الاتفاقيات للمستخدمين بنسخ برامج الحاسوب، كما تقصر استخدام البرنامج على أجهزة محدَّدة تم التعاقد عليها؛ فالنسخ غير المصرَّح به يشكّل خرقاً لاتفاقية الترخيص وقد يهدّد حق البنك في استخدام البرنامج.

على موظفي البنك استخدام البرنامج وفقاً لاتفاقية الترخيص فيما يخصّ استخدامه على الشبكة المحلية أو على أجهزة متعدّدة، وإبلاغ مدير إدارة تكنولوجيا المعلومات أو مدير الموارد البشرية أو مدير الدائرة القانونية إذا نما إلى علمهم سوء استخدام لأي من البرامج أو الوثائق الخاصة بها. ووفقاً لقانون حقوق الطبع، فإن إعادة الإنتاج غير القانونية للبرامج قد تكون سبباً في مطالبات مدنية وعقوبات جنائية تشمل الغرامات والحبس، وسيتعرّض الموظفون الذين يقومون بذلك للعقاب بالشكل المناسب — بما في ذلك الفصل.

قد يُطلب من بعض الموظفين من وقت لآخر التحدّث أمام مؤتمر أو مجموعة خارجية أو اتحاد تجاري بصفة شخصية؛ وعلى الموظف في مثل هذه الحالات الحصول على موافقة مدير قطاعه، خصوصاً إذا كان الوضع قد يخلق التباساً بأنه يتحدّث باسم البنك.

وفي الحالات التي يمثّل فيها الموظف البنك، عليه رفض أي أتعاب مالية قد تُعرض عليه؛ وإذا تعذّر عليه رفضها، فعليه أن يطلب من المؤسسة المانحة التبرّع بها لمؤسسة خيرية أو غير ربحية، وإذا لم تستجب فعليه التبرّع بالمبلغ بنفسه لمؤسسة خيرية أو غير ربحية وإبلاغ البنك.

عند تلقّي أي موظف طلباً — مكتوباً أو هاتفياً — لمعلومات حول أي موظف حالي أو سابق، فيجب تحويل هذا الطلب إلى الموارد البشرية. وإعطاء أي معلومة عن موظف حالي أو سابق دون تخويل محدَّد بذلك يعرّض الموظف للمساءلة والإجراءات التأديبية المعتمدة.

الإقناع واجتذاب الزبون لا يعتمد على مهاراتنا فقط، بل يعتمد علينا شخصياً أيضاً. لذا فإنه في غاية الأهمية أن يقدّم موظفونا انطباعاً جيداً في مظهرهم وملبسهم. وعليه يتطلّب البنك من كل موظفيه المحافظة على مظهر عملي ومهني محترم، وملبس يتناسب والذوق العملي العام لزبائننا؛ وهذا المظهر والملبس يُعدّ شرطاً للعمل في البنك الإسلامي وبما يتناسب مع أحكام الشريعة الإسلامية.

ندعو موظفينا إلى أن يأخذوا على عاتقهم مهمة المحافظة على النظافة والترتيب، وبذل المجهود اللازم لجعل البنك أنظف ما يمكن كل الوقت، لأن نظافة مكان العمل تجذب أنظار العملاء والزوار بسرعة — بما في ذلك المباني والأرضيات والمرافق الأخرى — ويعطي الاهتمام بالنظافة والترتيب انطباعاً إيجابياً عن البنك وموظفيه.

إن أجهزة البنك المكتبية وُجدت لمساعدتك في عملك، وتعاونك في حمايتها واستخدامها ضروري للمحافظة على عملها بالشكل المطلوب. يجب التعامل مع الأجهزة الإلكترونية الدقيقة — كالحواسيب والفاكس وآلات النسخ — بحرص وحسب تعليمات الاستخدام المرفقة بها، وفي حالة عطب أو اختلال عمل أي جهاز يجب الإبلاغ عنه لإجراء الإصلاحات اللازمة.

وسيارات البنك مخصّصة لأعمال البنك فقط، ويُتطلَّب من سائقي البنك امتلاك رخص قيادة صالحة والقيادة بحرص وسلامة. وأي خلل متعمَّد لمعدّات وأجهزة وسيارات البنك سيعرّض صاحبه للمساءلة والإجراءات التأديبية.

آداب استخدام الهاتف في غاية الأهمية، فالجمهور سيحكم علينا وعلى البنك من خلال أسلوبنا في التعامل عبر الهاتف. يُرجى تذكّر التالي: استجب للمكالمة بلطف؛ تقدَّم بإعطاء اسمك ودائرتك؛ سجّل الرسالة واعرض أن تعاود الاتصال لاحقاً إذا لم تستطع الإجابة في حينها؛ اكتب الرسالة بشكل واضح وأعد قراءتها على الطالب للتأكّد ولا تعتمد على ذاكرتك؛ يجب الاستجابة للهاتف بشكل فوري؛ وإذا اضطرّ الموظف لمغادرة موقعه فيجب تكليف شخص آخر بالردّ على المكالمات لحين عودته. وإذا اكتشف الموظف أن السؤال لا يخصّ دائرته فعليه استكمال المعلومات وأخذ الرسالة كاملة وإبلاغ الطالب بأنه سيتصل به لاحقاً بعد الحصول على الإجابة. ولا يجوز بأي حال تحويل المكالمة بين شخصين أو أكثر واضطرار المتصل لإعادة رسالته مرة أخرى.

يُرجى اختصار المكالمات الهاتفية الشخصية إلى الحدّ الأدنى حتى لا تعرقل القيام بالعمل، إذ يسمح البنك بإجراء مكالمات شخصية محدودة باستعمال هواتف البنك خلال فترات الراحة فقط. أما المكالمات الطارئة المتعلقة بمرض أو إصابة أحد أفراد العائلة، أو أي مكالمات أخرى هامة، فيمكن إجراؤها في أي وقت، والمكالمات الواردة المستعجلة سيتم تحويلها مباشرة.

إننا نؤمن بأن البنك عامل مهم في حياة المناطق التي يعمل فيها، لذا نرى من الضروري التعاون مع الجهات والمؤسسات المحلية لصالح تلك المناطق. وكلّنا أمل بأن يأخذ كل موظفي البنك تلك المسؤولية على عاتقهم، وأن يشاركوا في النقاشات والأنشطة التي تُقام من أجل حلّ مشاكل المجتمع، لما فيه صالح مجتمعنا وموظفينا والبنك. إن دورنا في المجتمع مهم لنا، ونحن نقدّر مجهودك من أجل بناء صداقات قوية للبنك.

لا يسمح البنك لموظفيه بالتدخين داخل البنك، حيث يُعتبر التدخين عادة سيئة صحياً ومؤثّرة على الأداء، وعادةً ما تضايق زملاء العمل والعملاء والزوار. وعليه نحرص أن تكون مرافقنا ومكاتبنا غير ملوَّثة بالدخان، ونتوقّع من جميع الموظفين الالتزام بسياسة عدم التدخين خلال تواجدهم في مباني البنك.

يهتم البنك بإنشاء علاقات إيجابية مع ممثّلي وسائل الإعلام والممثّلين الرسميين للحكومة وقادة المجتمع والشركاء في العمل. وبهدف تحقيق الدقة والتوافق في الاتصال، يجب أن يتولّى جميع نشاطات العلاقات العامة والاتصال مع وسائل الإعلام والممثّلين الرسميين للحكومة الإدارةُ العليا للبنك أو أن يتم ذلك بعلمها فقط. ويجب تنقيح أي تصريحات مكتوبة أو بيانات صحفية تشمل عمل البنك مقدَّماً من خلال دائرة العلاقات العامة ومدير مكتب رئيس مجلس الإدارة والعضو المنتدب.

نحن نعمل كإخوة بروح الفريق المتعاون من أجل تحقيق أهداف البنك، لذلك نتوقّع منك تقوية أواصر المحبة والصداقة والتعاون مع زملاء العمل، والمساهمة في تدريب الموظفين الجدد، وبذل جهد مضاعف لمعاونة الآخرين عند الحاجة حتى لو كانت المساعدة مطلوبة في أقسام أخرى.

نشجّع جميع الموظفين على تقديم الاقتراحات والأفكار الجيدة الخاصة بكيفية جعل البنك مكاناً أفضل للعمل، وتحسين منتجاتنا وتعزيز خدماتنا للزبائن. يُرجى التحدّث مع مديرك المباشر عندما ترى الفرصة للتطوير، حيث يستطيع مساعدتك على نقلها إلى الأشخاص المسؤولين وبحث إمكانية تطبيقها في البنك.